Word 문서를 “변경 내용 없음” 또는 “No Markup”으로 보이게 했다고 해서 수정 기록이 제거된 것은 아닙니다. Microsoft는 이 보기가 변경 내용을 일시적으로 숨길 뿐이며, 다른 사람이 파일을 열면 다시 표시될 수 있다고 안내합니다. 배포본에서 기록을 없애려면 각 변경을 수락하거나 거부하고 댓글과 문서 속성을 별도로 검사해야 합니다.
아래 절차는 원본 검토 기록을 보존하면서 외부 배포용 사본을 만드는 방법입니다. 조직의 법적 보존 의무가 있는 문서는 임의로 기록을 제거하기 전에 담당 정책을 확인하십시오.
먼저 원본과 배포본을 분리합니다
원본 파일을 닫기 전에 다른 이름으로 복사하고 파일명에 “배포본”과 날짜를 표시합니다. 원본은 변경 내용과 댓글이 남은 상태로 접근이 제한된 위치에 보관합니다. 이후 작업은 배포본에서만 진행하면 수락·거부를 잘못 선택해도 원본과 비교할 수 있습니다.
1단계: 모든 검토자와 표시 유형을 확인합니다
검토 → 추적에서 표시를 “모든 변경 내용”으로 바꾸고, 특정 사용자만 표시하도록 필터가 걸려 있지 않은지 확인합니다. 삽입·삭제뿐 아니라 서식 변경, 메모와 잉크 표시가 있는지 검토 창에서 문서 처음부터 끝까지 이동합니다. 화면에 일부 사용자만 보이는 상태에서 “표시된 변경 모두 수락”을 선택하면 다른 사용자의 변경은 남을 수 있습니다.
2단계: 수락·거부와 추적 종료를 구분합니다
| 명령 | 결과 | 배포본 적합성 |
|---|---|---|
| 변경 내용 없음 | 표시만 숨김 | 부적합 |
| 변경 내용 추적 끄기 | 새 변경 기록만 중단 | 기존 기록은 남음 |
| 변경 수락 또는 거부 | 기존 변경을 문서 상태에 반영하거나 취소 | 필수 |
| 모두 수락하고 추적 중지 | 모든 변경 반영 후 새 추적도 중지 | 최종 검토 후 사용 |
중요한 계약 문구나 수치가 있다면 한 번에 모두 수락하기보다 다음·이전 버튼으로 순서대로 검토합니다. 삭제 제안을 거부하면 원문이 돌아오고, 수락하면 삭제가 확정됩니다. 선택 결과가 의도와 맞는지 문맥을 읽은 뒤 진행하십시오.
3단계: 댓글과 숨은 정보를 별도로 정리합니다
변경 내용을 모두 처리해도 댓글은 자동으로 없어지지 않습니다. 해결된 댓글과 열린 댓글을 확인하고 배포본에서 삭제합니다. Windows 데스크톱 Word에서는 파일 → 정보 → 문제 확인 → 문서 검사를 실행해 변경 내용, 댓글, 숨겨진 텍스트, 문서 속성의 개인 이름 등 남은 정보를 확인할 수 있습니다. 검사 결과의 “모두 제거”는 되돌리기 어려울 수 있으므로 반드시 사본에서 실행합니다.
PDF로 내보낼 때도 다시 확인합니다
배포 형식이 PDF라면 인쇄 또는 내보내기 옵션에 “표시 내용 인쇄”가 켜져 있지 않은지 확인합니다. 생성한 PDF를 다른 뷰어에서 열어 말풍선, 취소선, 작성자 이름, 숨겨야 할 주석이 없는지 검색합니다. PDF만 깨끗하고 DOCX에는 기록이 남아 있을 수 있으므로 두 파일의 공유 범위를 따로 결정합니다.
정상 완료 기준
- 모든 검토자를 표시해도 처리되지 않은 변경이 없습니다.
- 댓글 창과 검토 창에 외부 공유하면 안 되는 기록이 없습니다.
- 문서 검사 결과를 확인하고 필요한 항목만 사본에서 제거했습니다.
- 다시 열어도 변경 내용이 나타나지 않고, PDF 내보내기 결과도 동일합니다.
실수했을 때 복구
저장 전이라면 실행 취소를 사용하고, 저장 후라면 보관한 원본이나 OneDrive·SharePoint 버전 기록과 비교합니다. 문서 검사로 제거한 정보는 현재 파일에서 복구되지 않을 수 있으므로 원본을 덮어쓰지 않는 것이 가장 중요한 복구 장치입니다.
검토본과 배포본을 분리합니다
원본에서 바로 모든 변경을 수락하면 협의 기록을 잃을 수 있습니다. 먼저 검토본을 보존하고, 다른 이름의 배포본에서 수락·거부와 댓글 삭제를 진행합니다. 파일 이름에 FINAL만 붙이는 것으로는 검토 정보가 제거되지 않습니다. 배포본의 파일 경로와 생성 시각을 기록하고 이후 수정은 그 사본에서만 진행하십시오.
| 화면 상태 | 실제 문서 내부 | 배포 판단 |
|---|---|---|
| 변경 내용 없음 | 표시만 숨겨졌을 수 있음 | 그대로 배포하지 않음 |
| 모든 변경 내용 | 삽입·삭제·서식 변경을 확인 가능 | 하나씩 검토 |
| 모든 변경 수락/거부 완료 | 추적 변경 제거 | 댓글·속성을 추가 검사 |
| 문서 검사 완료 | 숨은 속성과 메모 결과 확인 | 검사 보고서를 판단해 제거 |
배포 직전 독립 검증
Word를 완전히 닫았다가 배포본을 다시 열고 검토 창의 변경·댓글 수가 0인지 확인합니다. 문서 검사 결과는 항목마다 제거 영향을 읽고 적용합니다. 머리글·바닥글, 각주, 텍스트 상자와 숨은 슬라이드가 아니라 Word의 숨은 텍스트도 표본 확인합니다. PDF로 내보낼 경우 PDF의 속성, 링크, 글꼴과 페이지 나눔을 다시 확인해야 합니다.
- 비교 또는 결합 기능으로 과거 검토본을 다시 섞지 않았습니다.
- 작성자 이름과 사용자 지정 문서 속성을 배포 정책에 맞게 처리했습니다.
- 전자서명·법적 검토 기록이 필요한 문서는 임의로 메타데이터를 제거하지 않았습니다.
- 수신자에게 보낼 실제 첨부 파일을 다시 열어 최종 확인했습니다.
PDF 변환 뒤 글꼴이 바뀌면 Word PDF 글꼴 대체 진단을, 긴 문서 구조가 흔들리면 스타일·목차 점검을 함께 확인하십시오.
여러 사람이 승인해야 하는 문서는 최종 배포 책임자 한 명을 정하고 검토본의 변경을 더 이상 받지 않는 마감 시점을 표시합니다. 이메일 본문에 파일 이름과 해시 또는 저장소 버전 번호를 남기면 수신자가 검수한 사본과 실제 배포 사본이 같은지 확인할 수 있습니다. 단, 조직의 전자서명·기록 관리 절차가 있으면 그 절차를 우선합니다.