Word 문서를 “변경 내용 없음” 또는 “No Markup”으로 보이게 했다고 해서 수정 기록이 제거된 것은 아닙니다. Microsoft는 이 보기가 변경 내용을 일시적으로 숨길 뿐이며, 다른 사람이 파일을 열면 다시 표시될 수 있다고 안내합니다. 배포본에서 기록을 없애려면 각 변경을 수락하거나 거부하고 댓글과 문서 속성을 별도로 검사해야 합니다.
아래 절차는 원본 검토 기록을 보존하면서 외부 배포용 사본을 만드는 방법입니다. 조직의 법적 보존 의무가 있는 문서는 임의로 기록을 제거하기 전에 담당 정책을 확인하십시오.
검토본 1개와 정리본 0개의 의미
공개 검토본은 삽입·삭제·댓글·숨김 요소가 각각 1개이고 정리본은 네 항목이 모두 0개입니다. 이 결과는 ZIP 안의 지원 XML을 직접 읽은 값입니다. 문서를 다시 렌더링했을 때 모든 개인 이름과 첨부 객체가 사라졌다는 판정은 아닙니다.
배포 대상에 따라 기록 원본 보존과 외부용 사본 정리를 분리해야 합니다.
| 상황·관찰 | 판단할 지점 | 다음 확인 |
|---|---|---|
| 변경 표시를 숨김 | 저장된 기록은 남을 수 있음 | 모든 검토자/표시 유형과 파일 구조 확인 |
| 변경 수락·거부 처리 | 문서 내용을 실제로 바꿈 | 원본을 보존하고 문구의 의미를 검토 |
| 댓글과 문서 속성 | 변경 처리와 별도 정보 | 공유할 이름·메모·첨부 범위 확인 |
검사기의 0개 결과를 보안 인증처럼 사용하지 않습니다. 사용자가 배포할 실제 사본을 닫았다 다시 열고 앱의 문서 검사와 PDF 출력 결과를 함께 검토하세요. 원본 기록을 보존해야 하는 문서는 담당 정책에 따라 원본과 배포본의 저장 위치를 분리합니다.
먼저 원본과 배포본을 분리합니다
원본 파일을 닫기 전에 다른 이름으로 복사하고 파일명에 “배포본”과 날짜를 표시합니다. 원본은 변경 내용과 댓글이 남은 상태로 접근이 제한된 위치에 보관합니다. 이후 작업은 배포본에서만 진행하면 수락·거부를 잘못 선택해도 원본과 비교할 수 있습니다.
1단계: 모든 검토자와 표시 유형을 확인합니다
검토 → 추적에서 표시를 “모든 변경 내용”으로 바꾸고, 특정 사용자만 표시하도록 필터가 걸려 있지 않은지 확인합니다. 삽입·삭제뿐 아니라 서식 변경, 메모와 잉크 표시가 있는지 검토 창에서 문서 처음부터 끝까지 이동합니다. 화면에 일부 사용자만 보이는 상태에서 “표시된 변경 모두 수락”을 선택하면 다른 사용자의 변경은 남을 수 있습니다.
2단계: 수락·거부와 추적 종료를 구분합니다
| 명령 | 결과 | 배포본 적합성 |
|---|---|---|
| 변경 내용 없음 | 표시만 숨김 | 부적합 |
| 변경 내용 추적 끄기 | 새 변경 기록만 중단 | 기존 기록은 남음 |
| 변경 수락 또는 거부 | 기존 변경을 문서 상태에 반영하거나 취소 | 필수 |
| 모두 수락하고 추적 중지 | 모든 변경 반영 후 새 추적도 중지 | 최종 검토 후 사용 |
중요한 계약 문구나 수치가 있다면 한 번에 모두 수락하기보다 다음·이전 버튼으로 순서대로 검토합니다. 삭제 제안을 거부하면 원문이 돌아오고, 수락하면 삭제가 확정됩니다. 선택 결과가 의도와 맞는지 문맥을 읽은 뒤 진행하십시오.
3단계: 댓글과 숨은 정보를 별도로 정리합니다
변경 내용을 모두 처리해도 댓글은 자동으로 없어지지 않습니다. 해결된 댓글과 열린 댓글을 확인하고 배포본에서 삭제합니다. Windows 데스크톱 Word에서는 파일 → 정보 → 문제 확인 → 문서 검사를 실행해 변경 내용, 댓글, 숨겨진 텍스트, 문서 속성의 개인 이름 등 남은 정보를 확인할 수 있습니다. 검사 결과의 “모두 제거”는 되돌리기 어려울 수 있으므로 반드시 사본에서 실행합니다.
PDF로 내보낼 때도 다시 확인합니다
배포 형식이 PDF라면 인쇄 또는 내보내기 옵션에 “표시 내용 인쇄”가 켜져 있지 않은지 확인합니다. 생성한 PDF를 다른 뷰어에서 열어 말풍선, 취소선, 작성자 이름, 숨겨야 할 주석이 없는지 검색합니다. PDF만 깨끗하고 DOCX에는 기록이 남아 있을 수 있으므로 두 파일의 공유 범위를 따로 결정합니다.
정상 완료 기준
- 모든 검토자를 표시해도 처리되지 않은 변경이 없습니다.
- 댓글 창과 검토 창에 외부 공유하면 안 되는 기록이 없습니다.
- 문서 검사 결과를 확인하고 필요한 항목만 사본에서 제거했습니다.
- 다시 열어도 변경 내용이 나타나지 않고, PDF 내보내기 결과도 동일합니다.
실수했을 때 복구
저장 전이라면 실행 취소를 사용하고, 저장 후라면 보관한 원본이나 OneDrive·SharePoint 버전 기록과 비교합니다. 문서 검사로 제거한 정보는 현재 파일에서 복구되지 않을 수 있으므로 원본을 덮어쓰지 않는 것이 가장 중요한 복구 장치입니다.
DOCX 변경 기록·댓글 검사
지원되는 XML의 변경 기록·댓글·숨김 설정을 셉니다. 완전한 개인정보 검사나 Word 문서 검사를 대신하지 않습니다.
공개 예제: 검토본 DOCX · 정리본 DOCX · 검토본 PDF 미리보기 · 정리본 PDF 미리보기
입력 처리와 확인 범위
파일·입력값은 이 검사창에서 처리하고 서버로 전송하지 않습니다. 실제 계정·앱 상태를 읽거나 파일을 수정하지 않습니다. 검사 결과는 지원되는 입력과 파일 구조에만 적용됩니다.
2026-10-06 편집: 판단 사례와 적용 범위를 보강하고 출처·내부 링크를 점검했습니다. 실제 제품 앱의 실행 기록과 작성 예제는 구분합니다.